Usein ongelma ei ole työmäärässä – vaan siinä, missä data on
Ihminen on yllättävän tehokas.
Kun jokin asia pitää saada tehtyä, se tehdään.
Istutaan iltaan asti.
Käydään rivejä läpi.
Lasketaan, tarkistetaan, yhdistellään.
Taulukko valmistuu.
Raportti saadaan ulos.
Asia etenee.
Ulospäin kaikki näyttää hyvältä.
Mutta jos katsoo tarkemmin, huomaa jotain muuta.
Työ ei välttämättä ole vaikeaa siksi, että se olisi monimutkaista.
Se on vaikeaa siksi, että data on väärässä paikassa.
Monessa ympäristössä tieto ei synny suoraan järjestelmään.
Se syntyy ihmisen päähän.
Paperille.
Keskusteluun.
Hiljaisina signaaleina arjen tekemisessä.
Ja vasta myöhemmin, kun sitä oikeasti tarvitaan, se aletaan kerätä kasaan.
Siinä kohtaa alkaa työ.
Etsitään tietoa.
Kysytään.
Muistellaan.
Kirjataan ylös.
Rakennetaan taulukko, joka kokoaa kaiken yhteen.
Ja usein tämä tehdään huolellisesti ja hyvin.
Mutta silti jotain on pielessä.
Koska sama työ tehdään uudestaan.
Seuraavalla viikolla.
Seuraavassa raportissa.
Seuraavassa projektissa.
Ei siksi, että ihmiset tekisivät työn huonosti.
Vaan siksi, että tieto ei ole alun perin siellä, missä sen pitäisi olla.
Kun data on sähköisessä muodossa, se on jo melkein perillä.
Olipa se numeroita, mittauksia, tapahtumia tai vaikka ääntä, tärkein askel on jo tehty.
Se on olemassa.
Sen siirtäminen toiseen järjestelmään, muuntaminen toiseen muotoon tai yhdistäminen muuhun tietoon ei yleensä ole se vaikein osa.
Se on usein tekninen kysymys, joka ratkeaa.
Vaikeus syntyy ennen sitä.
Siinä hetkessä, kun tieto syntyy, mutta sitä ei tallenneta.
Tai se tallennetaan tavalla, joka ei ole myöhemmin hyödynnettävissä.
Jos tieto jää paperille, se on paikallinen.
Jos se jää ihmisen päähän, se on hetkellinen.
Jos se jää “tuntumaan”, se on epätarkka.
Ja kun sitä myöhemmin tarvitaan, se pitää rakentaa uudelleen.
Tämä on se kohta, jossa syntyy paljon työtä.
Hyödyllistä työtä.
Tarkkaa työtä.
Mutta työtä, jota ei tarvitsisi tehdä useaan kertaan.
Usein ajatellaan, että ratkaisu on parempi raportointi.
Tai uusi työkalu.
Tai lisää automaatiota loppupäähän.
Mutta jos data ei ole mukana alusta alkaen, nämä ratkaisut paikkaavat vain oireita.
Kysymys ei ole siitä, miten dataa käsitellään.
Kysymys on siitä, missä kohtaa se otetaan talteen.
Kun tieto syntyy suoraan järjestelmään, moni myöhempi työvaihe jää pois.
Ei tarvitse kerätä.
Ei tarvitse muistella.
Ei tarvitse yhdistellä käsin.
Sama tieto on heti käytettävissä.
Ja ennen kaikkea: se on käytettävissä uudelleen.
Tämä ei tarkoita, että kaiken pitäisi olla täydellisesti mallinnettua.
Riittää, että olennaiset asiat eivät katoa.
Ihmiset pystyvät paikkaamaan puutteita pitkään.
He tekevät ylimääräistä työtä, koska haluavat saada asiat toimimaan.
Mutta se ei tarkoita, että rakenne olisi kunnossa.
Se tarkoittaa, että ihmiset pitävät sitä pystyssä.
Hyvä järjestelmä ei näy siinä, että se tuottaa raportin.
Se näkyy siinä, että raportin tekeminen ei vaadi erillistä työtä.
Usein suurin parannus ei synny siitä, että lisätään jotain uutta.
Vaan siitä, että siirretään yksi asia oikeaan kohtaan.
Se hetki, jolloin tieto syntyy.
Jos siinä kohdassa data saadaan talteen, suuri osa myöhemmästä työstä katoaa.
Ja se on harvoin teknisesti vaikein muutos.
Se on ajattelun muutos.
Takaisin kirjoituksiin